BUKU PANDUAN

Sistem manajemen forwarding terintegrasi Kay Ocean — dari lead marketing, quotation, sales order, job order, hingga invoice. Mendukung multi-cabang (Semarang, Jakarta, Surabaya), multi-bahasa (ID/EN), dan integrasi Accurate Online.

URL & Login:

Buka https://kayocean.wasilah.digital/login

Masukkan email dan password akun Kay Ocean

Klik "Masuk"

Pilih area kerja (Marketing, CSO, Finance, Management) sesuai role Anda

Anda diarahkan ke modul yang dipilih

Lupa Password:

Di halaman login, klik "Lupa password?"

Masukkan email terdaftar → klik "Kirim Link Reset"

Buka email dari Kay Ocean → klik link reset (berlaku 1 jam)

Buat password baru (min. 8 karakter, huruf + angka)

Password Awal Staff

Akun staff Kay Ocean (@kayocean.com) menggunakan password standar perusahaan. Hubungi IT/Admin jika belum menerima kredensial. Setelah login pertama, disarankan reset via menu Lupa Password.

Bahasa & Profil:

Switch bahasa ID/EN tersedia di pojok kanan halaman login

Setelah login: menu Profil untuk melihat data akun

Ganti area kerja: logout → login ulang → pilih workspace lain

Cara Logout:

Klik nama Anda di pojok kanan atas

Pilih "Keluar"

2. Alur Bisnis Utama

Alur lengkap dari akuisisi pelanggan hingga penagihan:

🎯

Lead

📄

Quotation

📋

Sales Order

⚙️

Job Order

🛃

Customs

🚛

Trucking

🧾

Invoice

💳

Payment

✅

Closed

Alur Marketing → Operasional:

Lead baru dicatat di Marketing → assign PIC Marketing (nama orang)

Follow-up lead → konversi ke Quotation

Quotation disetujui → konversi ke Sales Order

Sales Order → Job Order → Customs / Trucking → Invoice AR → Payment

PIC Marketing diwariskan: Lead → QT → SO → JO (untuk KPI dashboard)

Status Flow Quotation:

DRAFT→

REVIEW→

APPROVED→

SENT→

ACCEPTED

Status Flow Job Order:

DRAFT→

IN PROGRESS→

CONFIRMED→

COMPLETED→

INVOICED→

CLOSED

3. Modul Marketing

Dashboard Marketing

Ringkasan KPI: lead aktif, follow-up jatuh tempo, pipeline inquiry, kinerja per PIC Marketing (berdasarkan nama staff), aging quotation, dan aktivitas mingguan.

Lead Management:

Buka Marketing → Lead → "Lead Baru"

Isi data perusahaan, PIC kontak, telepon/WA, email, kota

Pilih jenis layanan (Sea/Air Import/Export, Domestic)

Assign PIC Marketing — nama staff marketing (KPI)

Sistem generate nomor lead: LD-YYYYMMDD-NNNN

Update status: NEW → CONTACTED → MEETING → INQUIRY → NEGOTIATION → WON/LOST

Follow-up: set tanggal next follow-up, catat aktivitas, kirim email dari SMTP PIC

Konversi ke Quotation saat siap penawaran

Fitur Marketing Lainnya:

Aktivitas Marketing

Kunjungan, pameran, mobile app, upload foto visit

Agent Inquiry

Inquiry agent luar negeri, data company & PIC lengkap

Rate Comparison

Bandingkan rate vendor → buat Quotation langsung

Email Marketing

SMTP personal per PIC di Email Settings; follow-up lead via email

Cargo Bermasalah

Tracking issue cargo, link ke Sales Order

Customer Baru

Master customer + verifikasi Finance

Penanggung Jawab:

Marketing:Kelola lead, aktivitas, rate comparison, email follow-up

Sales:Dukung konversi lead → quotation

Owner/Manager:Monitor KPI per PIC di dashboard marketing

4. Master Data

Data Referensi Bersama

Master data dipakai di Lead, Quotation, dan modul operasional. Hanya Admin/Owner yang mengelola.

Buka menu Master Data dari sidebar

Kelola: Kota, Sumber Lead, Load Type, Incoterms, Tipe Container, Jenis Layanan

Setiap master: tambah, ubah, nonaktifkan (soft delete)

Lead form otomatis pakai master (mis. FCL → auto cargo type + container)

5. Pengaturan & Manajemen User

Settings (Admin / Owner)

Kelola infrastruktur sistem dan akun pengguna.

Manajemen User:

Buka Settings → Users

Tambah user: email, nama, role, cabang, telepon

Password awal otomatis — staff wajib ganti via Lupa Password

Klik baris user / ikon Detail → lihat & edit data

Ubah role, cabang, status aktif/nonaktif

Hapus user = nonaktifkan (soft delete)

Menu Settings Lain:

Cabang — data cabang SMG, JKT, SBY

Accurate Online — konfigurasi sync ke accounting

Profil — data pribadi user yang sedang login

6. Dashboard & Widget

Dashboard Personal

Setiap user memiliki dashboard sendiri yang bisa dikustomisasi. Tambahkan widget sesuai kebutuhan kerja Anda.

Cara Kustomisasi Dashboard:

Buka menu Dashboard (halaman utama setelah login)

Klik tombol "+ Tambah Widget" di pojok kanan atas

Panel widget akan muncul — pilih widget yang ingin ditampilkan

Widget yang aktif ditandai ✓ biru — klik lagi untuk menonaktifkan

Untuk menghapus widget: hover di widget → klik icon X di sudut kanan atas

Klik "Reset Default" untuk mengembalikan ke layout default sesuai role Anda

Preferensi widget tersimpan otomatis per user

Widget yang Tersedia:

📊 KPI Cards

JO Aktif, Revenue, Profit Margin, Pending Approval, Total Customer, Outstanding AR

📈 Grafik & Chart

Revenue Bulanan, Trend Profit, Distribusi Layanan, Perbandingan Cabang, Top Customer, Status JO

📋 List Data

JO Terbaru, ETA Mendatang, Ringkasan Cabang

⚠️ Alert

Perhatian Diperlukan, Invoice Overdue

Default Widget per Role:

Role	Default Widgets
Owner	Semua KPI + 4 Charts + JO List + Alerts + Branch Summary
Branch Manager	4 KPI + Revenue Chart + Service Chart + JO + Alerts
Finance	Revenue, Profit, Outstanding AR + Profit Trend + Overdue Invoice
Sales/CSO	JO Aktif, Customer + Top Customer Chart + JO List

7. Sales Quotation

Tujuan

Membuat penawaran harga resmi. Baris Rate Details dan syarat “belum termasuk / subject to” terisi otomatis setelah Trade, layanan, dan incoterms dipilih.

Alur memilih template biaya

1. Buat Quotation↓2. Pilih arah penawaran

Intermoda

Chip Intermoda

1Sea + FCL

2Sea + LCL

3Air

4Trucking saja

5Custom Clearance

Import

Trade = Import + Sea

1Incoterms EXW

2Incoterms FOB

Export FOB

Trade = Export + FOB

1Sea FCL

2Sea LCL

3Air Freight

↓3. Rate terisi otomatis — isi harga, hapus baris yang tidak dipakai↓4. Syarat belum termasuk ikut tercetak di T&C

Prosedur:

Buka Operasional → Quotation → Buat Quotation

Pilih pelanggan dan PIC Marketing

Di Shipment, pilih Trade (Export atau Import), atau chip Intermoda untuk domestik

Pilih layanan (Sea Freight, Air Freight, atau Intermoda), cargo FCL/LCL, dan incoterms

Rate Details terisi sendiri. Isi harga. Untuk PPJK, hapus jasa yang tidak sesuai job

Syarat belum termasuk ikut tercetak di lampiran T&C. Jangan ketik ulang di catatan

Save Draft → Kirim Review → Manager approve → kirim ke customer

Customer setuju → Konversi ke Sales Order

Apa yang muncul di penawaran

Hijau = baris rate. Kuning = tidak termasuk harga, tercetak sebagai syarat.

Intermoda

Intermoda + Sea, cargo FCL

Masuk penawaran

TruckingPOL ChargeFreightInsurance

Belum termasuk

Biaya di POD (dokumen bongkar, cleaning, bongkar muat, lift on/off, storage, jaminan container, stripping, repair, DG) dan PPN

Intermoda + Sea, cargo LCL

Masuk penawaran

Trucking pick upFreightTrucking delivery

Belum termasuk

PPN, asuransi jika diperlukan, forklift on truck di depo tujuan

Intermoda + Air

Masuk penawaran

Trucking pick upFreightTrucking delivery

Belum termasuk

PPN, storage, asuransi jika diperlukan

Chip Trucking saja

Masuk penawaran

Trucking

Belum termasuk

PPN, asuransi, toll, biaya depo export/import, alat berat bongkar muat

Custom Clearance

Masuk penawaran

Jasa PEB/PIBUndernameID TPKSLSJasa kepabeanan lain

Belum termasuk

PPN. Hapus jasa yang tidak sesuai job

Import Sea

Trade Import + Sea + EXW

Masuk penawaran

Trucking shipper ke portLolo DepoCharge POLCC exportOcean FreightLocal charge POL & PODCC importCharge PODTrucking ke deliveryFree time POL & PODUndername export & importTax & Duty POL & POD

Belum termasuk

VAT, dokumen BL, cancel booking, penumpukan, reefer, depo, SPJM, Notul, NHI, karantina, demurrage, gudang, buruh, toll, asuransi

Trade Import + Sea + FOB

Masuk penawaran

Trucking shipper ke portLolo DepoLocal charge OF di PODCC importCharge PODTrucking ke deliveryFree time PODUndername import

Belum termasuk

Tax & Duty ditagih consignee, dokumen BL, cancel booking, penumpukan, reefer, depo, SPJM, Notul, NHI, demurrage, gudang, buruh, toll, asuransi

Export FOB

Trade Export + FOB + Sea FCL

Masuk penawaran

HandlingPPJK / Export CustomsTrucking ke port

Belum termasuk

PPN, DG, depo, pelabuhan, toll, undername & treatment, closing, NHI, demurrage, gudang, buruh, tax & duty, inap truk 50/75/100%

Trade Export + FOB + Sea LCL

Masuk penawaran

HandlingPPJK / Export CustomsTrucking ke gudang/port

Belum termasuk

Tax & duty, COO/fumigasi/ISPM, inap truk, storage, handling tambahan, PPN

Trade Export + FOB + Air

Masuk penawaran

HandlingPEB / Export CustomsTrucking ke bandara

Belum termasuk

Biaya lain case by case, storage & treatment, asuransi, inap truk, PPN

Penanggung Jawab:

Sales:Memilih template, mengisi harga, dan mengirim quotation

Manager:Review dan approve quotation

8. Sales Order

Tujuan

Mengkonfirmasi order dari pelanggan berdasarkan quotation yang disetujui.

Dari Quotation APPROVED → klik "Konversi ke Sales Order"

Sales Order hanya dibuat dari Quotation (bukan manual kosong)

Data otomatis ter-import dari Quotation + PIC Marketing

Lengkapi: shipper, BL number, container, vessel, payment terms

Assign Traffic Officer dan Vendor

Submit for Approval → Manager approve

Kirim SO ke customer via email

9. Job Order

Penting

Job Order adalah dokumen eksekusi operasional — digunakan oleh tim traffic/operations untuk menjalankan pengiriman.

Milestone JO:

✅JO Created

✅Booking

✅Cargo Ready

⏳Customs

⏳Departed

⏳Arrived

⏳Delivered

⏳Closed

Cara Update Status:

Buka detail Job Order

Klik tombol "Update Status"

Pilih status baru dari dropdown

Tambahkan catatan (opsional)

Klik "Update" — milestone otomatis ter-update

10. Custom Clearance

Import (PIB):

Buka JO → section Customs

Isi data importir, NPWP, API Number

Hitung PDRI (Bea Masuk + PPN + PPh22 + PNBP)

Bayar PDRI via billing code

Daftarkan PIB ke KPPBC

Tunggu jalur pabean: 🟢 Hijau / 🟡 Kuning / 🔴 Merah

Jika Hijau → SPPB terbit otomatis

Jika Merah → jadwalkan pemeriksaan fisik

Update status clearance di sistem

🟢 Hijau

Langsung release

🟡 Kuning

Cek dokumen

🔴 Merah

Pemeriksaan fisik

🔵 MITA

Prioritas

11. Trucking

Buka JO → tab Trucking

Klik "Tambah Kendaraan"

Isi: Vendor, Driver, Plat Nomor, Rute, Jadwal

Driver berangkat → update status DEPARTED

Barang sampai → update status DELIVERED

Upload foto POD (Proof of Delivery)

Status → POD RECEIVED

12. Invoice ke Customer (AR)

Multi-Party Billing

Satu JO bisa menghasilkan beberapa invoice ke pihak berbeda (Consignee, Overseas Agent, Trading House).

Buka menu Keuangan → AR Invoicing

Pilih JO yang akan diinvoice

Pilih Billing Party (bisa multi-party)

Import line items dari JO

Set Payment Terms dan Due Date

Generate Faktur Pajak (jika PKP)

Klik "Send to Customer"

Catat pembayaran → "Record Payment"

13. Vendor Invoice (AP)

🏢 Vendor Eksternal

Shipping Line, EMKL, Trucking Vendor → menciptakan AP/Hutang

🚛 Armada Internal

BBM, Tol, Uang Jalan → biaya internal, tidak ada AP

Buka Keuangan → AP Invoice

Pilih tipe: Vendor Eksternal atau Armada Internal

Pilih JO terkait

Input data vendor dan line items

Upload scan invoice + Faktur Pajak

Submit for Approval

Setelah approved → schedule payment

14. Approval

Matrix Approval:

Nilai	Approver
< Rp 5 juta	Traffic Officer
Rp 5 – 25 juta	Supervisor
Rp 25 – 100 juta	Manager
> Rp 100 juta	Direktur / Owner

Cara Approve:

Klik 🔔 di header → lihat notifikasi pending

Atau buka menu Keuangan > Approval

Klik "Review & Proses"

Lihat ringkasan dokumen lengkap

Klik "Setujui" atau "Tolak"

15. Chat & Komunikasi

Kolaborasi Terintegrasi

Chat KayOcean terhubung langsung dengan data operasional. Percakapan di JO Thread otomatis tersimpan sebagai Activity Log pada Job Order terkait.

Jenis Percakapan:

👥

Channel

Grup per divisi/topik. Contoh: # operasional, # keuangan

💬

Direct Message

Pesan pribadi antar user. Real-time, terenkripsi

⚙️

JO Thread

Linked ke Job Order. Pesan jadi audit trail

Cara Menggunakan Chat:

Klik menu "Chat" di sidebar atau icon 💬 di header

Di sidebar kiri: pilih channel, DM, atau JO Thread yang ingin dibuka

Ketik pesan di kotak input bawah → tekan Enter untuk kirim

Shift + Enter untuk baris baru (multi-line)

Klik icon 👥 di header chat untuk melihat anggota room

Klik "+" di sidebar untuk membuat channel baru

Notifikasi Chat:

Badge merah di icon 💬 header menunjukkan jumlah room dengan pesan baru

Badge otomatis hilang setelah Anda membuka room tersebut

Notifikasi di-refresh otomatis setiap 10 detik

Penanggung Jawab:

Semua User:Dapat mengirim & menerima pesan di channel yang diikuti

Owner/Manager:Membuat channel baru, menambah anggota

16. Laporan & Grafik

Analytics Terintegrasi

Seluruh data operasional otomatis dihitung menjadi laporan real-time. Owner mendapat akses penuh ke semua grafik analytics.

Fitur Laporan:

📊 Revenue & Cost Bulanan

Bar chart perbandingan pendapatan vs biaya per bulan

📈 Trend Profit Margin

Area chart pergerakan margin profit 6 bulan terakhir

🥧 Distribusi Layanan

Pie chart proporsi Sea Import, Export, Air, Domestic

🏢 Perbandingan Cabang

Horizontal bar chart revenue per cabang

👥 Top 5 Customer

Progress bar customer dengan kontribusi revenue tertinggi

🍩 Status Job Order

Donut chart distribusi status (Completed, In Progress, dll)

Menu Laporan Profitabilitas:

Buka menu Keuangan → Laporan

Filter berdasarkan: Periode, Cabang, Jenis Layanan, Customer

Lihat ringkasan: Total Revenue, Cost, Profit, Margin rata-rata

Tabel detail per Job Order

Klik "Export CSV" untuk download data ke Excel

Papan Control (Control Center):

Buka menu Papan Control dari sidebar

Pilih view: Kanban / Timeline / Table

Filter berdasarkan status, officer, customer, direction

Klik JO card untuk melihat detail di side panel

KPI strip di bagian atas menunjukkan ringkasan real-time

17. Peran & Hak Akses

Role	Akses Utama
Owner	Semua modul, semua cabang, approval tertinggi, settings
Branch Manager	Semua modul cabang sendiri (JKT/SBY/SMG), approval level 2
Marketing	Lead, aktivitas, agent inquiry, rate comparison, email marketing, KPI
Sales	Lead (dukungan), Quotation, SO, Customer
CSO	Job Order, dokumen, customs, trucking, operasional
Trucking	Modul trucking, assignment kendaraan
Finance	Invoice AR/AP, piutang, verifikasi customer, laporan keuangan
Admin	Master data, user management, cabang, settings, IT

PT Key Ocean Forwarding